Pourquoi laisser la confidentialité de vos réunions dans l’ombre alors que nous les traitons comme des données à structurer. Sur Pexorlumex, nous utilisons l’IA pour extraire des actions, décisions et échéances à partir d’échanges parfois sensibles, et nous assumons que cela exige une transparence renforcée. Cette politique de confidentialité explique quelles informations nous collectons, comment nous les utilisons, sur quelles bases juridiques nous nous appuyons et quels droits vous pouvez exercer. Elle s’inscrit dans le cadre du RGPD et de la réglementation française, avec une priorité donnée à la sobriété des données et au contrôle laissé aux organisations qui utilisent notre outil.

Données que nous collectons

Pour expliquer clairement ce que nous faisons, nous distinguons plusieurs catégories de données. Certaines sont fournies directement par vous, par exemple lorsque vous remplissez un formulaire ou nous écrivez. D’autres sont collectées automatiquement lors de votre navigation. Enfin, certaines peuvent être liées aux contenus de réunion que vous choisissez d’analyser avec notre outil. Chaque catégorie répond à des usages précis et fait l’objet de mesures de protection adaptées.

• Lorsque vous utilisez nos formulaires de contact, nous collectons les informations que vous choisissez de renseigner, comme votre nom, votre adresse email, le nom de votre organisation et le contenu de votre message. Ces données servent uniquement à analyser votre demande, y répondre et assurer, si nécessaire, un suivi ultérieur. Nous conservons ces échanges pour une durée limitée, afin de garder une trace des questions posées et des réponses apportées, sans les réutiliser à d’autres fins incompatibles.
• Lorsque vous naviguez sur notre site, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement, comme le type de navigateur, le système d’exploitation, les pages consultées ou les horodatages de visite. Ces données de navigation sont principalement utilisées sous forme agrégée pour comprendre comment les visiteurs parcourent nos contenus sur l’IA et les réunions, améliorer la clarté des pages et détecter d’éventuels dysfonctionnements. Les adresses IP sont traitées avec des mécanismes de limitation ou de pseudonymisation lorsque cela est possible et approprié.
• Si vous utilisez notre outil pour analyser des réunions, nous pouvons traiter des contenus liés à ces échanges, comme des transcriptions, des extraits textuels ou des métadonnées associées aux actions identifiées. Ces informations sont utilisées pour générer des synthèses structurées, avec décisions, actions et responsabilités. Nous cherchons à limiter ce traitement aux éléments strictement nécessaires et à laisser aux organisations le contrôle sur la durée de conservation, la suppression ou l’anonymisation des contenus de réunion.
• Dans certains cas, nous pouvons recueillir des informations supplémentaires lorsque vous participez à des échanges spécifiques avec nous, par exemple lors de tests pilotes ou de demandes détaillées sur le fonctionnement de l’outil. Ces données peuvent inclure des retours d’expérience, des scénarios d’usage ou des paramètres techniques. Elles servent à affiner notre compréhension des besoins, à améliorer la qualité des synthèses générées et à documenter les limites de l’IA, sans être utilisées pour du ciblage publicitaire.

Comment nous utilisons vos données

Nous utilisons les données collectées pour faire fonctionner le site, répondre à vos demandes, analyser l’usage de nos pages et, lorsque vous utilisez notre outil, générer des synthèses de réunion orientées actions. Chaque traitement s’inscrit dans une finalité précise et documentée, avec une base juridique identifiée et une durée de conservation limitée. Nous ne revendons pas vos données et nous ne les utilisons pas pour établir des profils marketing individuels.

• Nous utilisons vos données de contact pour répondre à vos demandes, planifier d’éventuels échanges complémentaires et assurer un suivi raisonnable des conversations engagées. Cette utilisation permet d’apporter des réponses plus précises à vos questions sur l’IA, les synthèses de réunion et la confidentialité, sans transformer ces informations en profil marketing détaillé.
• Les données de navigation agrégées servent à analyser comment les visiteurs parcourent nos pages, quelles sections sont consultées, où l’attention se perd et quels contenus doivent être clarifiés. Ces analyses nous aident à améliorer la structure de nos explications sur l’extraction d’actions de réunion, tout en veillant à limiter la granularité des rapports pour éviter une surveillance individuelle des comportements.
• Lorsque notre outil traite des contenus de réunion, nous utilisons les données pour générer des synthèses structurées, avec décisions, actions, responsables et échéances lorsqu’elles sont mentionnées. Ces traitements sont réalisés pour le compte des organisations qui utilisent Pexorlumex et s’inscrivent dans le cadre contractuel conclu avec elles, avec une attention particulière portée à la minimisation des données et à la durée de conservation.
• Nous pouvons également utiliser certaines informations, de manière pseudonymisée ou agrégée, pour améliorer nos modèles d’IA, tester la robustesse de nos fonctionnalités et documenter les limites de l’outil. Dans ce cadre, nous cherchons à éviter toute réidentification des personnes et à concentrer l’analyse sur les structures de langage, les types d’actions détectées et les motifs récurrents dans les réunions, plutôt que sur des contenus nominativement identifiants.

Bases légales

Chaque traitement de données personnelles que nous mettons en œuvre repose sur une base juridique définie, en cohérence avec le RGPD. Nous ne partons jamais du principe que tout serait permis sous prétexte d’IA ; nous partons de la finalité, puis nous vérifions si les conditions sont réunies pour traiter les données de manière légitime et proportionnée.

Partage des données

Nous ne construisons pas notre modèle économique sur la revente de vos données et nous ne cherchons pas à multiplier les destinataires externes. Néanmoins, certains partages sont nécessaires pour faire fonctionner le site, analyser son usage ou fournir notre outil d’IA de manière fiable et sécurisée. Dans chaque cas, nous cherchons à encadrer strictement ces transmissions.

• Nous pouvons faire appel à des prestataires techniques pour l’hébergement, la maintenance, la mesure d’audience ou certaines fonctionnalités liées au traitement des contenus de réunion. Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants au sens du RGPD et sont tenus par des engagements contractuels de confidentialité, de sécurité et de limitation d’usage. Nous sélectionnons ces partenaires en fonction de leur capacité à respecter le cadre européen de protection des données et à fournir des garanties appropriées.
• Dans certains cas, des données peuvent être partagées au sein de votre propre organisation, par exemple lorsque plusieurs collaborateurs accèdent aux synthèses de réunion générées par notre outil ou lorsque des administrateurs internes gèrent les paramètres de traitement. Ce partage est déterminé par les choix de votre organisation, qui reste responsable de la définition des droits d’accès et des règles d’usage en interne.
• Nous pouvons être amenés à communiquer certaines informations aux autorités compétentes ou à d’autres tiers lorsque la loi l’exige, lorsqu’une décision de justice l’ordonne ou lorsqu’une demande légitime est formulée dans le cadre de la prévention d’actes illicites. En dehors de ces situations encadrées, tout partage supplémentaire ferait l’objet d’une information spécifique et, le cas échéant, de la collecte de votre consentement lorsque cela est requis.

Sécurité des données

Nous traitons la sécurité comme un maillon essentiel de la chaîne qui va de vos réunions aux synthèses générées. Pour protéger les données personnelles associées à ces échanges, nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées, telles que le contrôle des accès, la séparation des environnements de test et de production, et l’encadrement contractuel de nos prestataires. Nous cherchons à limiter la durée de conservation aux besoins strictement nécessaires, en définissant des périodes distinctes pour les journaux techniques, les contenus de réunion et les métadonnées de suivi. Malgré ces précautions, aucun système n’est totalement à l’abri d’incidents ; en cas de violation de données avérée, nous appliquerons les procédures prévues par le droit européen, y compris, le cas échéant, une notification aux autorités compétentes et aux personnes concernées.

Vos droits

Traiter vos réunions comme des données ne signifie pas faire disparaître vos droits. Au contraire, nous considérons que la structuration de ces échanges doit s’accompagner d’une clarté renforcée sur la manière dont vos informations personnelles peuvent être consultées, corrigées, effacées ou limitées. En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs leviers pour garder la main sur vos données.

• Vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de confirmer si nous détenons des informations vous concernant et, le cas échéant, d’en obtenir une copie accompagnée d’explications sur la manière dont elles sont traitées. Pour exercer ce droit, il peut être nécessaire de vérifier votre identité, notamment lorsque la demande porte sur des contenus liés à des réunions analysées pour le compte de votre organisation.
• Vous pouvez demander la rectification de données inexactes ou incomplètes vous concernant. Cela peut concerner des informations fournies via un formulaire de contact, des paramètres de compte ou, dans certains cas, des métadonnées associées à l’usage de notre outil. Nous pouvons vous demander de préciser les éléments à corriger et, lorsque cela dépend de votre organisation, de passer par les interlocuteurs internes désignés pour ce type de demande.
• Dans les limites prévues par le droit applicable, vous pouvez solliciter l’effacement de certaines données personnelles ou la limitation de leur traitement, par exemple lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités poursuivies ou lorsque vous retirez votre consentement pour un usage donné. Ces demandes seront examinées au cas par cas, en tenant compte de nos obligations légales de conservation et du rôle de votre organisation lorsqu’elle agit comme responsable du traitement.
• Vous pouvez, dans certaines situations, vous opposer à des traitements fondés sur l’intérêt légitime, notamment en matière de mesure d’audience non strictement nécessaire, ou retirer votre consentement lorsque celui-ci constitue la base juridique. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés. Les résultats peuvent varier selon le contexte contractuel et réglementaire applicable à votre organisation.

Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies et technologies similaires principalement pour assurer le fonctionnement du site, mémoriser certains choix de navigation et mesurer de manière agrégée la façon dont les visiteurs consultent nos pages sur l’IA et les synthèses de réunion. Les cookies strictement nécessaires reposent sur notre intérêt légitime à fournir un service opérationnel, tandis que les cookies de mesure non essentiels sont soumis à votre consentement via le bandeau dédié. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences, sachant que certains refus peuvent limiter certaines fonctionnalités de confort.

Voir les cookies Voir les cookies

Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité, sur la façon dont nous traitons les données liées à vos réunions ou sur l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter par email, par courrier ou par téléphone. Nous privilégions des échanges précis : indiquez le contexte dans lequel vos données ont été collectées, le type de demande que vous formulez et toute information utile pour nous permettre de vous répondre de manière complète. Selon la nature de votre requête, nous pourrons être amenés à vérifier votre identité avant de communiquer des éléments détaillés.

Adresse email: content@pexorlumex.com

Téléphone: +33 (0)9 88 71 33 53

Adresse postale: 31 rue Laure Diébold, 69009 Lyon France

Évolutions de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter l’évolution de notre outil, de nos pratiques internes ou du cadre réglementaire applicable en France et en Europe. Chaque modification suit la même logique : décrire plus précisément ce que nous faisons, limiter les données au strict nécessaire et renforcer, lorsque c’est possible, les options de contrôle mises à votre disposition. En cas de changement significatif affectant la manière dont vos données sont traitées, nous pourrons vous en informer par des moyens appropriés, par exemple via le site ou lors de vos connexions ultérieures.